Hansabi Ehitus- ja
Läbipääsu Kaardid
(HELK)
INFO/KASUTUSJUHEND 02.25
1
Sisukord / Table of contents
INFOLEHT: Ehitusvaldkonna töötajatele läbipääsukaardi väljastamise teenus. ..................................... 2
Helk.hansab.ee esmased vaated sisse logides. ....................................................................................... 4
Ettevõtte/kasutajate lisamine/muutmine. .............................................................................................. 5
Välismaa ettevõtte ja kasutaja lisamine. ................................................................................................. 5
Telli kaarte. Üksikute kaartide tellimine. ................................................................................................. 6
Transpordi valik ja tasumine. ................................................................................................................ 10
Telli kaarte. Laen tellimuse failiga. ........................................................................................................ 12
Minuga seotud kaardid/kaardi sulgemine. ........................................................................................... 15
Ettevõtte tellimused. ............................................................................................................................. 16
Korduma kippuvad küsimused (KKK). .................................................................................................... 17
ENGLISH ................................................................................................................................................. 20
Hansab Construction and Passage Cards (HELK) ................................................................................... 20
INFO: Access Control card issuing service for construction workers. ................................................... 21
Helk.hansab.ee primary views when you log in. ................................................................................... 23
Add/change your company/users. ........................................................................................................ 24
Add a foreign company and user. ......................................................................................................... 24
Order cards. Ordering individual cards. ................................................................................................ 25
Choice of transport and payment. ........................................................................................................ 29
Order cards. Ordering cards in bulk. ..................................................................................................... 31
Cards associated with me/ Closing a card. ............................................................................................ 34
Company orders. ................................................................................................................................... 35
Frequently Asked Questions (FAQs). ..................................................................................................... 36
2
INFOLEHT: Ehitusvaldkonna töötajatele läbipääsukaardi väljastamise
teenus.
Kust kaarte tellida?
Tellimusi saab esitada Hansabi Ehitus- ja Läbipääsu Kaarde
tellimiskeskkonnas (HELK): hps://helk.hansab.ee/
Kes saab tellida?
Tellimiskeskkonda on loodud automaatne ligipääs eevõe juhatuse liikmetele. Nemad saavad
süsteemi sisse logides määrata kasutajad, kes edaspidi omavad õigust eevõe nimel kaarde
tellimusi esitada. Süsteemi saab sisse logida kasutades ID-kaar (sh digi-ID, elamisloakaart jm),
mobiil-ID või Smart-ID teenust.
Kui kellelgi on ligipääs puudu, siis palun saata kiri aadressile helk.help@hansab.ee ning peale info
kontrollimist antakse tellimiskeskkonnale ligipääs.
Kuidas tellimusi esitada? Mis kujul ja milliseid andmeid on tellimiseks vaja?
Läbipääsukaarte saab tellida ükshaaval ning masstellimustena. Suuremate tellimuste puhul on
masstellimus kindlas mugavam. Soovitame Töötajate Registrist (TÖR) eksporda töötajate andmed,
mille saab meie süsteemi failina üles laadida. Failis andmeid muutma või kustutama ei pea, süsteem
loeb vajalikud andmed ise (hiljem saab ka üleliigsed kaardid tellimusest kustutada).
Kaarditellimuse esitamiseks on iga isiku kohta vaja järgnevaid andmeid:
• Ees- ja Perekonnanimi
• Isikukood
• Isikukoodi puudumisel sünnikuupäev ja dokumendi
number (lähetatud töötaja puhul kasutada sama
dokumendi numbrit, mis TI juures registreerides)
• Dokumendifoto
Kuidas Töötajate Registrist andmeid alla laadida?
Logige e-MTAsse > valige „Esindatav“ > valige „Registrid ja päringud“ > valige „Töötamise
registreerimine“ > Vajutage töötamise kannete loetelu peal lingile „Laadin alla“
Kuidas ja millisel kujul tuleb fotod üles laadida?
Soovitame tellijal eelnevalt kõikide tulevaste kaardiomanike fotod kokku koguda. Iga foto / faili
nimeks peab olema vastava isiku isikukood (selle puudumisel tellimisel edastatav dokumendi
number). Süsteem viib foto ja isiku selle alusel kokku. Foto üleslaadimiseks on toetatud formaadid jpg
ja png.
Foto peab vastavalt EMTA reeglitele olema vastavuses dokumendifoto nõuetega. Kõige lihtsam on, kui
iga kaardi saaja laeb ees.ee lehelt alla enda dokumendifoto ning edastab selle tööandjale, kes kaardi
tellib. See vastab kõikidele nõuetele ja on juba sobivas suuruses.
Kui isikul puudub ees.ee lehelt foto allalaadimise võimalus, siis tuleb teha ametlik dokumendifoto,
mis vastab PPA dokumendifoto nõuetele. Foto peab olema vähemalt 1300 x 1600 pikslit ning
vahemikus 1MB kuni 5MB. Nõuetega saab tutvuda siin:
Tehniliste küsimuste korral
pöörduda: helk.help@hansab.ee
Telefoninumber: 17220
Esitatud andmete õiguse eest
vastutab tellimuse esitaja.
Foto peab vastama dokumendifoto
nõuetele.
3
hps://www.politsei.ee/et/dokumendifoto-nouded-ja-juhised
Kui kontrolli käigus tuvastatakse nõuetele mievastav foto kasutamine, palume tellimust korrigeerida.
Kui seda esitatud tähtaja jooksul ei tehta, lükkame kaardi tellimuse tagasi (tasu sellisel juhul ei
tagastata).
Milliseid kaarte saab tellida?
• Töötaja isikustatud kaart kehva Ees isikukoodiga isikule - kehvusega 5 aastat.
• Töötaja isikustatud kaart Ees isikukoodita isikule - kehvusega 6 kuud (PS! kui isik saab
isikukoodi, siis tuleb töötajale tellida uus isikukoodiga kaart).
• Külaliskaart - tähtajatu.
Mis on kaardi hind?
Maksumus ühe kaardi kohta ühele isikule 6,67 eurot (+km). Teenuse eest saab tasuda
tellimiskeskkonnas pangalingi kaudu või eemakse alusel.
Arve saadetakse eraldi.
Kui pikk on tarneaeg?
Kaardi tootmisaeg on 3 tööpäeva alates korrektse tellimuse esitamisest ja makse laekumisest.
Tellimuse esitaja e-posle saadetakse teavitus (koos saatelehega), kui kaardid on trükitud ja
tarnimiseks pakitud.
Millised on võimalikud tarneviisid?
Tellimuse esitamisel palun valida tarneviis, kuidas soovitakse kaardid käe saada:
1. Hansabi kontor, Keevise 11, Tallinn – tasuta
2. Hansabi pakiautomaat, Keevise 11, Tallinn – tasuta
3. Pakiautomaat – lisandub poskulu
4. Kuller Ees piires – lisandub poskulu
Näidis: kaarde kujundus
4
Helk.hansab.ee esmased vaated sisse logides.
Logides HELK keskkonda sisse, kui eevõte on registreeritud, kuid varasemaid tellimusi pole tehtud,
avaneb selline vaade:
Kui varasemalt on eevõe alt kaarte tellitud, siis on näha lisaks ka list eelnevatest tellimustes:
Eevõe puudumisel avaneb selline vaade:
Soovi korral saab eevõe ja juhatuse liikmed
registreerida vajutades nupule „Registreeri
eevõte“. Avaneb aken, kuhu tuleb sisestada
eevõe registrikoodi (selle leiad siit:
hps://ariregister.rik.ee/est).
5
Eevõe/kasutajate lisamine/muutmine.
Eevõe muutmiseks on vaja vajutada eevõe nimele üleval paremas nurgas:
<- see rida näitab eevõtet, mille all toimetad ja saad vajadusel eevõtet
muuta
<- siin näed kasutajaid, kellele on antud luba eevõe alt kaarte tellida ja
saad vajadusel lis korrigeerida
<- saad registreerida uue eevõe Äriregistri registrikoodi alusel.
Peale eevõe lisamist logida välja ja uues sisse.
Välismaa eevõe ja kasutaja lisamine.
Eevõe registreerimiseks, millel puudub Ees äriregistrikood, on vaja saata eevõe registreerimise
soov aadressil helk.help@hansab.ee koos eevõe andmetega.
Vajalikud andmed
Eevõe nimi:
Aadress:
Ees äriregistri kood või mieresidendi kood:
Telefon:
E-mail:
Mieresidendiks registreerimine: hps://www.emta.ee/ariklient/registreerimine-
eevotlus/mieresidendile-e-residendile/mieresidendi-registreerimine
Kasutaja lisamiseks on vajalikud järgmised andmed
Ees- ja perekonnanimi:
Telefon:
E-mail:
Ees isikukood või selle puudumisel E-residendi ID number:
E-residendi digi-ID: hps://www.politsei.ee/et/juhend/e-residendi-digi-id
Pöörame tähelepanud, et HELK keskkonnas ei ole lubatud kasutada erimärke ega võõrtäh. Kasutada
tuleb ees-ladina täh ja sümboleid. Rohkem infot:
hps://www.riigiteataja.ee/aklisa/1310/7201/9013/VV_61m_lisa1.pdf
Mieresident tööandjana: hps://www.emta.ee/ariklient/registreerimine-eevotlus/mieresidendile-e-
residendile/mieresident-tooandjana
Lähetatud töötaja ja renditöö: hps://www..ee/valismaine-tootaja/lahetatud-tootajad-ja-renditoo/lahetatud-
tootaja-ja-renditootaja
6
Telli kaarte. Üksikute kaarde tellimine.
<- vajuta „Alusta tellimist“
Avaneb Kaarde tellimise vaade, kus tuleb ära täita kõik väljad. Kui mõni väli on peale andmete
sisestamist punane, siis see indikeerib väljal viga (lubamatu täht, puuduvad andmed või tühik)
Esmalt vali tellitava kaardi liik:
Külaline – eevõe
nimeline kaart
Töötaja – personaalne
inimese andmetega kaart,
mis ei ole seotud
eevõega (eevõe nime
peale ei trükita)
Kaardi kujundused (tagaküljele trükitakse vaid QR kood):
7
Kasutajal on võimalik kõiki pilte detailvaates
kohendada (väiksemaks lõigata, paremini
paigutada).
Dokumendifoto tuleb üles laadida JPG või PNG
formaadis, miinimum 1300x1600 pikslit ning 1
kuni 5MB. Erandiks on ees.ee’st alla laetud
fotod.
Foto peab vastama dokumendifoto nõuetele:
hps://www.politsei.ee/et/dokumendifoto-
nouded-ja-juhised
Korrektse foto puudumisel ei saa me antud kaardi tellimust täita ja peame selle tagasi lükkama
(kaardi/tellimuse tasu sellisel juhul ei tagastata).
Kui väljad on täidetud, kontrolli kindlas üle, et ei ole eksinud nime või isikukoodi sisestamisel. Kui
mõni väli on peale andmete sisestamist punane, siis see indikeerib väljal viga (lubamatu täht või
tühik). Kui oled andmete ja foto õigsuses veendunud vajuta „Lisa kaart“. Sisestatud tellimus liigub
„Tellimuse kokkuvõte“ poolele.
Nüüd saad teha valiku, kas soovid:
• minna „Kontrolli tellimuse andmeid“ või
• lisada tellimusse kaarte.
Kaarde lisamiseks täida taaskord „Töötaja andmete“ lahter tehes esmalt valik, kas soovid tellida
töötaja või külaliskaarte.
8
Valides kaardi liigiks „Külaline“ jääb sisestada vaid tellitavate kaarde kogus. Eevõe nimeks läheb
automaatselt see mille alt tellimus sisestatakse.
Vajutades „Lisa kaart“ liigub antud tellimus „Tellimuse kokkuvõte“ poolele:
Lisada võid nii palju kaarte, kui vähegi vaja on, olenemata sellest, mis liiki kaardiga on tegemist.
Kui inimesel, kellele töötaja kaar tellitakse,
puudub Ees isikukood (märgi ruut „isikul
puudub Ees isikukood“), avaneb vaade, kus
on vaja sisestada sünnikuupäev ja dokumendi
number. PS! Kui isik saab isikukoodi, siis tuleb
töötajale tellida uus isikukoodiga kaart.
Kõik muu on sama nagu Ees isikukoodiga
kaar tellides
9
Kontrolli tellimuse andmeid.
Antud vaates saab üle kontrollida kõik tellimusse lisatud kaardid ja teha veel muudatusi – korrigeerida
andmeid, lisada kaarte või liikuda edasi „Tellimust vormistama“. Kui süsteem tuvastab andmete
klappivuse (isikukood), muutuvad tellimused punaseks ja „tellimust vormistama“ ei lähe akivseks.
10
Transpordi valik ja tasumine.
„Tellimust vormistama“ vaates liigub süsteem edasi järgmisele lehele, kus tuleb teha transpordi valik
ja täita puudulikud andmed (PS! Veendu, et telefoni nr ja e-mail saaksid korrektselt sisestatud!).
Samas on võimalik liikuda tagasi tellimusse kaarde lisamise vaatesse, vajutades „Tagasi“ nuppu
üleval vasakul:
Peale tarne andmete täitmist saab teha makse valiku: eemakse / maksa pangalingiga. Iga tellimuse
kohta tuleb teha eraldi makse ja makseviiteks märkida tellimuse number.
Tutvuda saab kasutajangimustega.
11
Valides makseviisiks „Maksa pangas“
suunatakse peale „Kinnita ja maksa“
vajutamist makset teostama. Peale
edukat makset kuvab HELK süsteem
„Tellimine õnnestus!“ teavet.
Alla on võimalik laadida tellimuse
kinnitus vajutades „Lae alla tellimuse
kinnitus“
Ebaõnnestunud pangalingi makse
korral tuleb ee „Makse
ebaõnnestus“ teavitus.
PS! Kui tellimus jääb tasumata,
saadetakse tellimuse tasumiseks
meeldetuletus. Kui tellimust
tähtajaks ei tasuta, lükatakse
tellimus tagasi!
Valides makseviisiks „Eemakse“ suunatakse peale „Kinnita ja maksa“ vajutamist järgmisesse
vaatesse, kus süsteem kuvab „Tellimine õnnestus!“.
Eemakse tasumiseks tuleb alla
laadida tellimuse kinnitus ja
selle alusel tasuda eemakse.
Selleks vajuta „Lae alla tellimuse
kinnitus“
PS! Kui tellimus jääb tasumata,
saadetakse tellimuse tasumiseks
meeldetuletus. Kui tellimust
tähtajaks ei tasuta, lükatakse
tellimus tagasi!
12
Telli kaarte. Laen tellimuse failiga.
<- vajuta „Alusta tellimist“
Avaneb vaade, kus tuleb teha üks kahest võimalusest jätkamiseks:
1) Jätka TÖR failiga – töötajate
registrist alla laetud CSV fail
laadida ülesse muutmata
kujul. Süsteem loeb sisse vaid
vajalikud väljad.
2) Eelvormindatud faili üles
laadimine.
Antud valiku puhul on
võimalus alla laadida ka näidis
ja vorm.
PS! Nimede sisestamisel
kasutada ees-ladina täh ja
sümboleid!
Mõlema valiku puhul avaneb järgmiseks vaade, kuhu tuleb
CSV fail lisada
Enne faili laadimist ava see Notepadis, et eemaldada tühjad
või vigased read. Kui faili ülesse laadimisel ei kuva ühtegi
rida, on fail vigane või sisaldab tühje ridu.
13
Failiga andmete üles laadimisel avaneb järgmiseks vaade üles laetud andmetega. Soovi korral saab
valida vaate nii, et näitaks kõiki kaarte, ainult külaliste kaarte või ainult töötajate kaarte
Kui mõni väli on peale andmete sisestamist punane, siis see indikeerib väljal viga (lubamatu täht või
tühik).
Kui andmed on korrektsed, vajuta nupule „Järgmine samm“. Süsteem liigub edasi „Laadi fotod“
vaatesse:
Antud vaates saab lisada kõik pildid korraga. Selleks peab pildi nimeks olema isikukood või
dokumendi number, kui puudub Ees isikukood.
Kui andmed on korrektsed, vajuta nupule „Jätka“. Süsteem liigub edasi „Kontrolli andmed“ vaatesse:
14
Siin vaates saad veel kontrollida/korrigeerida andmeid, eemaldada üleliigsete kaarde tellimusi ja
teha valiku:
• „Lisa kaarte“ – süsteem laseb lisada käsitsi juurde kaarte (vaata juhendit: „Telli kaarte.
Üksikute kaarde tellimine.“)
• „Tellimust vormistama“ – süsteem liigub edasi transpordi ja makse valiku vaatesse (vaata
juhendit: „Transpordi valik ja tasumine.“)
15
Minuga seotud kaardid/kaardi sulgemine.
Kaardi omanik näeb endaga seotud kaarte ja staatuseid. Soovi korral saab neid sulgeda.
Kui kaardi omanikul puudub Ees isikukood ja soovib kaar sulgeda, palume võa ühendust:
helk@hansab.ee.
Kaardi omanik – kuvatakse kaardi omaniku nimi
Kaardi number – peale kaardi tootmist loodud UID
Kehb kuni – kaardi kehvuse aeg
Olek – kaardi olek. Kaardi olekuks võib olla üks neljast staatusest:
o Akivne – kaart on toodetud
o Ootel – kaar pole veel toodetud / makse ootel
o Töös – kaar toodetakse / hakatakse tootma
o Suletud – aegunud või omaniku poolt suletud kaart
16
Eevõe tellimused.
Kui eevõte on varasemalt tellimusi teinud, kajastuvad need esmases sisse logimise vaates „Telli
kaarte“
Vajutades tellimuse rea peale, avaneb detailne vaade tehtud tellimusest:
Kaardi omanik – kuvatakse kaardi omaniku nimi
Kaardi number – peale kaardi tootmist loodud UID
Kaardi tüüp – töötaja / külaline
Isikukood – Ees isikukoodi olemasolul
Dokumendi number – kui puudub Ees isikukood
Sünnikuupäev – kui puudub Ees isikukood
Olek – kaardi olek. Kaardi olekuks võib olla üks viiest staatusest:
o Akivne – kaart on toodetud
o Ootel – kaar pole veel toodetud / makse ootel
o Töös – kaar toodetakse / hakatakse tootma
o Suletud – aegunud või omaniku poolt suletud kaart
o Tagasi lükatud – tellimuse eest ei ole peale meeldetuletust tähtajaks tasutud; tellimuse
andmed/pilt on puudulikud või ei vasta nõuetele (tellija ei ole talle saadetud kirjas toodud
tähtajaks edastanud uusi/täpsustavaid andmeid/pil)
17
Korduma kippuvad küsimused (KKK).
• Kui kaua võtab aega kaarde tootmine?
Kaardi tootmisaeg on 3 tööpäeva alates korrektse tellimuse esitamisest ja makse laekumisest.
• Kui kaua kaardid kehvad?
o Töötaja isikustatud kaart kehva Ees isikukoodiga isikule - kehvusega 5 aastat.
o Töötaja isikustatud kaart Ees isikukoodita isikule - kehvusega 6 kuud.
o Külaliskaart - tähtajatu.
• Kust ja millal saan käe „Tulen kontorisse järele“ tellimuse?
Peale kaarde komplekteerimist saadetakse Teie poolt sisestatud meilile info, et järgmisest
tööpäevast on kaardid käe saadavad meie Keevise tn 11 (Tln) kontori administraatorilt.
• Kas kaardid on võimalik käe saada ka mõnest teisest Hansabi kontorist?
Ei. „Tulen ise järele“ transpordi viisi valiku puhul saab kaardid käe vaid meie Tallinna (Keevise
tn 11) kontori administraatorilt.
• Tellisin kaardid kulleriga pakiautomaa. Kui kiirelt kaardid käe saan?
Me ei saa mõjutada kullerrma tarnekiirust. Tavapäraselt peaks paki automaa saabumise
teavitus tulema kuni ühe nädala jooksul peale tellimuse valmimise teavitust.
• Ma ei jõudnud järgi pakiautomaa tellitud pakile. Mis nüüd saab?
Esmalt võtke ühendust valitud teenuspakkujaga (DPD, Omniva). Kui nad pole pakki meile veel
tagastanud, saavad nad selle tõenäoliselt uues automaa suunata. Olukorras, kus pakk
meile tagasi jõuab, on variant tulla sellele ise Keevise 11 kontorisse järgi või maksta uus
poskulu ja saadame selle uues soovitud automaa.
• Kas saan raamatupidamise jaoks arve?
Jah. Arve saadetakse eraldi ja see võib võa mõned päevad aega. Kui juhtub, et arvet pole ka
nädal peale tellimuse käe saamist, võa ühendust helk@hansab.ee (kirjutada juurde
tellimuse number).
• Tegin arvega tellimuse ning tegin kohe ülekande, kuid süsteem näitab staatuseks
„Maksmata“.
Maksete laekumine võib võa süsteemide vahel aega ja selline staatus on ootuspärane.
Hiljemalt maksele järgneva päeva lõunaks peaks staatus korrektse makse puhul muutuma.
• Tellisin kaardid ja märkisin tasumise pangalingiga, kuid makse jäi pooleli. Kas saan kuidagi
antud makse juurde tagasi pöörduda?
Jah. Selleks tuleb olla „Telli kaarte“ vaates, otsida üles soovitud tellimus. Rea parempoolses
küljes on vaja vajutada „Jätka maksega“.
• Tellisin kaardid eemakse alusel, kuid pole saanud siiani ühtegi arvet, mille alusel tellimuse
eest tasuda. Millal selle saan?
Eemakse tasumiseks tuleb alla laadida tellimuse kinnitus ja selle alusel tasuda eemakse.
Selleks tuleb olla „Telli kaarte“ vaates, otsida üles soovitud tellimus. Rea parempoolses küljes
on vaja vajutada „Lae alla tellimuse kinnitus“.
• Nupp/link „Lae alla tellimuse kinnitus“ ei toimi.
Soovitame esmalt värskendada veebilehitsejat (vajutada korraga klaviatuuri kombinatsioon
Ctrl Shi R) ja kui see ei aita, vahetada veebilehitsejat (nt FireFoxi asemel proovida Chrome)
ja kontrollida, kas pop-up teavitused on lubatud. Kui probleem on jätkuv, võa ühendust
helk.help@hansab.ee
• Mul on mitu eevõtet, kuid sisse logides näen ainult ühte.
Eevõtet saab lisada, kui paremalt ülevalt valida „Registreeri teine eevõte“.
• Töötaja töötab mitmes ehituseevões. Kas tal peab olema siis mitu ehituskaar?
Ei. Piisab, kui töötajal on üks kaart.
18
• Tellisin eevõe A alt töötajatele kaardid, kuid tegelikult tahtsin neid kaarte eevõe B alt
tellida. Kas pean nüüd uued kaardid tellima?
Töötajate ehituskaardid on personaalsed ja nendele eevõe nime peale ei trükita ehk kaarte
saab registreerida ükskõik millise eevõe alla. Kui ei soovi, ei pea uusi kaarte tellima.
• Tellisin eevõe A alt külaliskaardid, kuid tegelikult tahtsin neid kaarte eevõe B alt
tellida. Kas pean nüüd uued kaardid tellima?
Külaliskaardid on otseselt seotud eevõega, mille alt need tellitud on (trükitakse peale
eevõe nimi). Saatke esimesel võimalusel kiri helk@hansab.ee (tellimuse number, eevõe
nimi ja eevõte, millele tellida soovisite). Kui kaardid pole veel tootmisesse läinud, saab
eevõtet muuta. Tootmisesse läinud või toodetud kaarde puhul on tões vaja uued kaardid
tellida, kui eevõele B neid soovite.
• Sain kaardid käe ja märkasin, et kaardile on valed andmed trükitud (vale pilt, nimi,
isikukood vms). Kes selle eest vastutab? Mis edasi?
Meie trükime kaardile andmed, mille klient on sisestanud. Kui andmed ei ole õiged, on kaardi
tellimisel tehtud viga ja uue kaardi tellimise kulu on tellija kanda. Vale infoga kaardi võite
meile hävitamisse tuua/saata, kuid võite ka ise lõigata kaardil nurga ära. Inimene, kelle
isikukoodiga on kaart seotud, saab sisse logida HELK keskkonda, minna „Minu kaardid“
vaatesse ja valede andmetega kaardi sulgeda.
• Tähelepanu: kaarde pidev või pikaaegsem kokkupuude telefoni, aku, akulaadija ja muu
sellise elektroonikaga võib kaar kahjustada! Sellised kahjustused ei kuulu garani alla.
• Kaotasin kaardi ära/kaart varasta. Kuidas kaar sulgeda?
Selleks peab kaardi omanik (mie rma) sisse logima HELK keskkonda, valima ülevalt reast
„Minu kaardid“ ja kaardi taga vajutama nuppu „Sulge kaart“.
• Millised on dokumendifoto nõuded?
Dokumendifoto nõuetega saate tutvuda siin: hps://www.politsei.ee/et/dokumendifoto-
nouded-ja-juhised
HELK süsteemi pilde laadimisel on erandiks ees.ee’st alla laetud pildid, mille failisuurus on
väiksem, kui dokumendifoto nõuded ee näevad.
• Kuidas Töötajate Registrist andmeid alla laadida?
Logige e-MTAsse > valige „Esindatav“ > valige „Registrid ja päringud“ > valige „Töötamise
registreerimine“ > Vajutage töötamise kannete loetelu peal lingile „Laadin alla“
• Laadisin failiga andmed ülesse, kuid kuidas nüüd pildid lisada?
Järgmise sammuga saab lisada kõik pildid korraga. Pildi nimeks peab olema isikukood või
dokumendi number.
• Failiga tellimust tehes tuleb ee „Andmed puuduvad“/“Andmetes esineb viga“.
Faili sisuga on probleeme ja süsteem ei suuda faili lugeda. Enam levinud põhjused:
- faili sisus pole andmed eraldatud (andmetel vajalik oma lahter. Vaata „Lae alla näidis“
faili, mille leiad, kui alustad failiga tellimist);
- failis on vahel tühjad read (ava fail Notepadis ja kustuta tühjad read);
- fail on avatud Exceliga ja see on tekitanud suvalised tühjad akivsed read. -> Kopeerida
andmed faili vormi peale;
- faili päisest on väljad puudu. CSV failil peaks olema päises ala:
Kaardi tüüp;Eesnimi;Perekonnanimi;Isikukood;Dokumendi number;Sünnikuupäev;
-TÖR faili puhul peab jälgima, et see oleks eeskeelsena alla laetud ja oleks eraldajana
kasutusel semikoolon (;).
Kui probleem on jätkuv, saatke faili näidis helk.help@hansab.ee
19
• Kas juhatuse liikmele on kaart vajalik?
Kui juhatuse liige käib platsil ja tööd ei tee siis piisab külaliskaardist. Kui juhatuse liige töötab
ehitusel peab ka juhatuse liikmel olema töötaja kaart
• Vajan abi TTKI-s objekde ülesse seadmisel.
Palun pöörduge ki@emta.ee
• Vajan abi TTKI-s töötajate registreerimisel.
Juhendi leiab EMTA kodulehel (hps://www.emta.ee/ariklient/registreerimine-
eevotlus/elektrooniline-registreerimine-ehituses#kkk) parempoolsest küljest pdf kujul „TTKI
juhend“. Abi saamiseks pöörduge ki@emta.ee
• Kes on need teenusepakkujad, kes pakuvad elektroonilise registreerimise süsteeme?
Info leiate EMTA kodulehelt „Küsimused ja vastused“ punkt 9 alt:
hps://www.emta.ee/ariklient/registreerimine-eevotlus/elektrooniline-registreerimine-
ehituses#kkk
20
Contents
INFO: Access Control card issuing service for construction workers. ................................................... 21
Helk.hansab.ee primary views when you log in. ................................................................................... 23
Add/change your company/users. ........................................................................................................ 24
Add a foreign company and user. ......................................................................................................... 24
Order cards. Ordering individual cards. ................................................................................................ 25
Choice of transport and payment. ........................................................................................................ 29
Order cards. Ordering cards in bulk. ..................................................................................................... 31
Cards associated with me/ Closing a card. ............................................................................................ 34
Company orders. ................................................................................................................................... 35
Frequently Asked Questions (FAQs). ..................................................................................................... 36
ENGLISH
Hansab Construcon
and Passage Cards
(HELK)
21
INFO: Access Control card issuing service for construcon workers.
Where to order cards?
Orders can be placed in the Hansab Construcon and Passage
Cards ordering environment (HELK): hps://helk.hansab.ee/
Who can order?
Automac access to the members of the management board of the company has been created in the
ordering environment. By logging into the system, they can designate users who will have the right to
place orders for cards on behalf of the company. You can log in to the system using an ID-card (incl.
digital ID, residence permit card, etc.), mobile-ID or Smart-ID service.
If anyone does not have access, please send a leer to helk.help@hansab.ee and aer checking the
informaon, access to the ordering environment will be given.
How to place orders? In what form and what data is needed for ordering?
Access cards can be ordered one at a me and as mass orders. For larger orders, mass ordering is
denitely convenient. We recommend exporng employee data from the Employee Register (TÖR),
which can be uploaded to our system as a le. There is no need to change or delete data in the le,
the system will read the necessary data itself (later you can also delete the superuous cards from
the order).
The following informaon is required for each person in order to complete the card order:
• First and last name
• Estonian personal idencaon code
• In the absence of a personal idencaon code, date of
birth and document number (use the same document
number as when registering with Labour Inspectorate)
• A photo that meets the requirements of an Estonian
document
How to download data from the Employee Register?
Log in to the e-services environment of the Estonian Tax and Customs Board > select "Represented" >
select "Registers and queries" > select "Registraon of employment" > On top of the list of
employment entries, click on the link "Download"
How and in what form should photos be uploaded?
We recommend that the customer collect the photos of all future cardholders in advance. The name
of each photo/le must be the personal idencaon code of the respecve person (in its absence,
the same document number as when registering with Labour Inspectorate). The system matches the
photo and the person based on it. For photo upload JPG and PNG formats are supported.
According to the rules of Estonian Tax and Customs Board, the photo must comply with the
requirements of the document photo. The easiest way is for each card recipient to download their
document photo from ees.ee page and forward it to the employer who orders the card. It meets all
the requirements and is already in the appropriate size.
If you have any technical quesons,
please contact: helk.help@hansab.ee
Phone number: 17220
The person subming the order is
responsible for the correctness of
the data provided.
The photo must meet the
requirements for a document
photo.
22
If a person does not have the opportunity to download a photo from ees.ee page, then an ocial
document photo must be taken that meets the Estonian Police and Border Guard Board requirements
of document photo. The photo must be at least 1300 x 1600 pixels and range from 1MB to 5MB. The
requirements can be found here:
hps://www.politsei.ee/en/requirement-and-instrucons-for-the-document-photo/
If a non-compliant photo is discovered during the inspecon, we will email you to send us a new
photo. If this is not done within the specied period, we will reject the card order (in this case, the
fee will not be returned).
What cards can be ordered?
• Employee's personalized card for a person with a valid Estonian personal idencaon code -
valid for 5 years.
• The employee's personalized card to a person without Estonian personal idencaon code -
valid for 6 months (Note! if the person receives a personal idencaon code, then a new
card with a personal idencaon code must be ordered for the employee).
• Guest card - indenite.
What is the price of the card?
The cost per card for one person is 6.67 euros (+VAT). The service can be paid for in the ordering
environment via a bank link or based on an advance payment.
An invoice suitable for accounng will be sent separately aer receipt of payment.
How long is the order delivery me?
The card producon me is 3 working days from the submission of a correct order and receipt of
payment. When the cards are printed and packaged for delivery, a nocaon (with delivery note)
will be sent to the e-mail entered in the order.
What are the possible delivery methods?
When compleng the order, please select the delivery method by which you would like to receive the
cards:
5. Hansab oce, Keevise 11, Tallinn – free of charge
6. Hansab parcel machine, Keevise 11, Tallinn – free of charge
7. Parcel locker – postage will be added
8. Courier within Estonian – postage will be added
Example: Design of cards
23
Helk.hansab.ee primary views when you log in.
By logging in to the HELK environment, if the company is registered, but no previous orders have
been made, such a view will open:
If cards have been ordered from the company in the past, you can also see a list of previous orders:
In the absence of a company, such a view opens:
If desired, the company and the members of
the management board can be registered by
clicking on the buon "Register company". A
window in which you need to enter the
company's registry code (you can nd it here:
hps://ariregister.rik.ee/eng) will open.
24
Add/change your company/users.
To change the company, it is necessary to click on the name of the company in the upper right corner:
<- this line indicates the company under which you are eding, and you
can change the company if necessary
<- here you can see the users who have been given permission to order
cards under the company and you can adjust the list if necessary
<- you can register a new company. Aer adding the company, log out
and log in again.
Add a foreign company and user.
To register a company that does not have an Estonian business register code, it is necessary to send a
request to register a company at the address helk.help@hansab.ee with the company's data.
Necessary data
Company name:
Address:
Estonian business register code or non-resident code:
Telephone:
E-mail:
Registraon as a non-resident: hps://www.emta.ee/en/business-client/registraon-business/non-
residents-e-residents/registraon-non-resident
To add a user, the following data is required
First and last name:
Telephone:
E-mail:
Estonian personal idencaon number or, in its absence, the E-resident ID number:
E-resident's digital ID: hps://www.politsei.ee/en/instrucons/e-resident-s-digital-id
Please note that it is not allowed to use special characters or foreign leers in the HELK environment.
Estonian-Lan leers and symbols must be used. More info:
hps://www.riigiteataja.ee/aklisa/1310/7201/9013/VV_61m_lisa1.pdf
Non-resident as an employer: hps://www.emta.ee/en/business-client/registraon-business/non-residents-e-
residents/non-resident-employer
Posted worker and temporary agency work: hps://www..ee/en/foreign-worker/posted-workers-and-rental-
work/posted-workers-and-rental-workers
25
Order cards. Ordering individual cards.
<- click on "Get started"
The Ordering Cards view opens, where you need to ll in all the elds. If a eld is red aer entering
the data, it indicates an error in the eld (unacceptable leer, missing data, or space)
First, choose the type of card you want to order:
Visitor (Guest Card) –
company card
Personal (employee card) –
a personal card with
personal data that is not
related to the company (the
company name is not
printed on it)
Card designs (on the back only a QR code is printed):
26
The user can adjust all the images in the detailed
view (cut them smaller, place them beer).
The document photo must be uploaded in JPG
or PNG format, with a minimum of 1300x1600
pixels and from 1 to 5MB. The excepons are
photos downloaded from ees.ee.
The photo must meet the requirements for a
document photo:
hps://www.politsei.ee/en/requirement-and-
instrucons-for-the-document-photo
In the absence of a correct photo, we will not be able to fulll the order for this card and we will have
to reject it (the card/order fee will not be refunded in this case).
If the elds are lled in, be sure to check that you have not made a mistake when entering name or
personal idencaon code. If a eld is red aer entering the data, it indicates an error in the eld
(an invalid leer or space). Once you are convinced of the correctness of the data and photo, click on
"Add a card". The entered order moves to the "Order summary" side.
Now you can make a choice whether you want to:
• go to "Control order data" or
• Add cards to your order.
To add cards, once again ll in the "Employee details" box, rst selecng whether you want to order
employee or guest cards.
27
If you select "Visitor" as the card type, all you must do is enter the quanty of cards you want to
order. The name of the company automacally becomes the one under which the order is entered.
By clicking on "Add card", the given order moves to the "Order summary" side:
You can add as many cards as you need, no maer what type of card you are.
If the person to whom the employee's card is
ordered does not have an Estonian personal
idencaon code (ck the box "the person
does not have Estonian personal idencaon
code"), a view will open in which it is
necessary to enter the date of birth and the
document number. Note! If the person
receives a personal idencaon code, then
a new card with a personal idencaon
code must be ordered for the employee.
Everything else is the same as when ordering a card with Estonian personal idencaon code.
28
Check the order data.
In this view, you can check all the cards added to the order and make more changes – correct the
data, add cards or move on to "Connue to checkout". If the system detects duplicate data (personal
idencaon code), the orders will turn red and the "Connue to checkout" will not turn acve.
29
Choice of transport and payment.
In the "Ordering Cards" view, the system moves on to the next page, where you need to make a
transport selecon and ll in the incomplete data.
At the same me, it is possible to move back to the view of adding cards to the order by pressing the
"Back" buon at the top le:
Aer lling in the delivery details, the payment opon can be made: pre-pay / bank payment. A
separate payment must be made for every order and the order number must be indicated as the
payment reference.
You can get acquainted with the terms of use.
30
By selecng "Bank payment" as the
payment method, you will be directed to
make the payment aer clicking
"Conrm and pay". Aer a successful
payment, the HELK system displays the
informaon "Card(s) Ordered
successfully".
It is possible to download the order
conrmaon by clicking on "Download
order conrmaon"
In case of a failed bank payment, a
"Payment is not successful"
nocaon will appear.
Note! If the order remains unpaid, a
reminder will be sent to pay for the
order. If the order is not paid by the
deadline, the order will be rejected!
By selecng "Pre-pay" as the payment method, aer clicking "Conrm and pay", you will be directed
to the next view, where the system will display "Card(s) Ordered successfully".
To pay the advance payment, you
need to download the order
conrmaon and pay the advance
payment based on it.
To do this, click on "Download order
conrmaon"
Note! If the order remains unpaid, a
reminder will be sent to pay for the
order. If the order is not paid by the
deadline, the order will be rejected!
31
Order cards. Ordering cards in bulk.
<- click on "Get started"
A view will open in which you need to make one of two opons for a resume:
1) Upload a TÖR le – Pleas
do not make changes to the
original le columns. The
system only reads in the
required elds.
2) Upload a preformaed le.
For this opon, it is also
possible to download a le
template and example le.
Note! When entering names,
use Estonian-Lan leers
and symbols!
With both opons, the next view opens where you need to
add the CSV le
Before loading the le, open it in Notepad to remove blank
or invalid lines. If you don't see any lines when you upload
the le, the le is corrupted or contains blank rows.
32
When you upload data with a le, the next view opens with the uploaded data. If desired, you can
select a view so that it shows all cards, only visitor cards or only personal cards
If a eld is red aer entering the data, it will indicate an error in the eld (an unacceptable leer or
space).
If the data is correct, click on the "Connue to next step" buon. The system moves on to the
"Upload photos" view:
In this view, you can add all the images at once. To do this, the name of the picture must be a
personal idencaon code or the document number (if there is no Estonian personal
idencaon code).
If the data is correct, click on the "Connue" buon. The system moves on to the "Check data" view:
33
In this view, you can also check / correct data, remove orders for superuous cards and make a
choice:
• "Add single card" – the system lets you add more cards manually (see the manual: "Order
cards. Ordering individual cards.)
• "Connue to checkout" – the system moves on to the transport and payment selecon view
(see the instrucons: "Choice of transport and payment")
34
Cards associated with me/ Closing a card.
The card owner can see the cards and statuses associated with them. If desired, they can be closed. If
the card owner does not have Estonian personal idencaon code and wishes to close the card,
please contact: helk@hansab.ee.
Card owner – shows the card owner name
Card Number – UID created aer card producon
Valid To – card validity period
Status – The status of the card. The status of the card can be one of four statuses:
o Ordered – the card has been produced
o Pending – the card hasn't been produced yet / pending payment
o In progress – the card is / will be produced
o Closed – expired or closed by the owner
35
Company orders.
If the company has previously placed orders, they will be reected in the primary login view "Order
cards"
Clicking on the order line opens a detailed view of the order made:
Card owner – the name of the card owner is displayed
Card number – UID created aer card producon
Card type – Personal / visitor
Personal idencaon code – Estonian if there is a personal idencaon code
Document number – if there is no Estonian personal idencaon code
Date of birth – if there is no Estonian personal idencaon code
Status – The status of the card. The status of the card can be one of ve statuses:
o Ordered – the card has been produced
o Pending – the card hasn't been produced yet / awaing payment
o In progress – the card will be / is produced
o Closed – expired or closed by the owner
o Rejected – the order has not been paid for by the due date aer the reminder; the order
data/picture is incomplete or does not meet the requirements (the customer has not
provided new/clarifying data/pictures by the deadline specied in the leer sent to them)
36
Frequently Asked Quesons (FAQs).
• How long does it take to produce cards?
The producon me of the card is 3 working days from the submission of the correct order
and receipt of payment.
• How long are the cards valid for?
o Employee's personalized card for a person with a valid Estonian personal
idencaon code - valid for 5 years.
o The employee's personalized card to a person without Estonian personal
idencaon code - valid for 6 months (Note! if the person receives a personal
idencaon code, then a new card with a personal idencaon code must be
ordered for the employee).
o Guest card - indenite.
• Where and when can I receive my "Pick up at the oce" order?
Aer compleng the card order, informaon will be sent to the e-mail you entered that from
the next working day the cards will be available from the administrator of our oce at
Keevise 11 (Tallinn).
• Is it possible to pick up the cards from another Hansab oce?
No. In the case of choosing the "pick up myself" transport method, the cards can only be
picked up from the administrator of our oce in Tallinn (Keevise 11).
• I ordered the cards by courier to the parcel machine. How fast can I get the cards?
We cannot inuence the delivery speed of the courier company. Normally, the nocaon of
the arrival of the parcel at the parcel terminal should come up to one week aer the
nocaon of the compleon of the order.
• I couldn't pick up the package I ordered from the parcel machine. What will happen now?
First, contact the selected service provider (DPD, Omniva). If they haven't returned the
package to us yet, they can probably redirect it to the machine again. In a situaon where the
package is returned to us, there is an opon to pick it up at the Keevis 11 oce yourself or to
pay a new postage fee and we will send it again to the desired machine.
• Can I get an invoice for accounng?
Yes. The invoice is sent separately and may take a few days. If it happens that there is no
invoice even a week aer receiving the order, contact helk@hansab.ee (write the order
number).
• I placed an order with an invoice and immediately made a transfer, but the system shows
the status as "Unpaid".
Payments may take me between systems and this status is expected. The status should
change in the case of a correct payment by noon of the day following the payment at the
latest.
• I ordered the cards and indicated the payment with a bank link, but the payment was le
unnished. Is there any way I can go back to this payment?
Yes. To do this, you need to be in the "Order cards" view, search for the desired order. On the
right side of the line, you need to press "Connue payment".
• I ordered the cards on a pre-paid basis but have not yet received an invoice to pay for the
order. When will I get it?
To pay the advance payment, you need to download the order conrmaon and pay the
advance based on it. To do this, you need to be in the "Order cards" view, nd the desired
order. On the right side of the line, you need to press "Download order conrmaon".
37
• The buon/link "Download order conrmaon" does not work.
We recommend that you rst refresh your web browser (press the keyboard combinaon Ctrl
Shi R at the same me) and if this doesn't help, change your web browser (e.g. try Chrome
instead of FireFox) and check if pop-up nocaons are enabled. If the problem persists,
contact helk.help@hansab.ee
• I have several companies, but when I log in, I see only one.
You can add a company by selecng "Register company" from the top right.
• The employee works in several construcon companies. Does he have to have mulple
construcon cards then?
No. It is enough for the employee has one card.
• I ordered cards for employees from company A, but I actually wanted to order these cards
from company B. Do I have to order new cards now?
The construcon cards of the employees are personal, and the name of the company is not
printed on them, i.e. the cards can be registered under any company. If you don't want to,
you don't have to order new cards.
• I ordered visitor cards under company A, but I actually wanted to order these cards from
company B. Do I need to order new cards now?
The visitor cards are directly related to the company from which they were ordered (the
name of the company is printed on top). Send an email to helk@hansab.ee as soon as
possible (order number, company name and the company you wanted to order from). If the
cards have not yet gone into producon, the company can be changed. For cards that have
gone into producon or have been produced, you really need to order new cards if you want
them for Company B.
• I received the cards and noced that incorrect data was printed on the card (wrong picture,
name, personal idencaon code, etc.). Who is responsible for this? What's next?
We print on the card the data that the customer has entered. If the data is not correct, a
mistake was made when ordering the card, and the cost of ordering a new card must be
borne by the customer. You can bring/send a card with incorrect informaon to us for
destrucon, but you can also cut o the corner of the card yourself. A person whose personal
idencaon code is associated with the card can log in to the HELK environment, go to the
"My Cards" view and close the card with incorrect data.
• Aenon: connuous or long-term contact of the cards with the phone, baery, baery
charger and other such electronics can damage the card! Such damage is not covered by
the warranty.
• I lost the personal card/the card was stolen. How to close the card?
To do this, the card owner (not the company) must log in to the HELK environment, select
"My cards" from the top line and press the "Close card" buon behind the card.
• What are the requirements for a document photo?
You can get acquainted with the requirements of the document photo here:
hps://www.politsei.ee/en/requirement-and-instrucons-for-the-document-photo
When uploading images to the HELK system, the excepon is for images downloaded from
ees.ee (the le size is smaller than the document photo requirements).
• I uploaded the data with the le, but now how do I add images?
In the next step, you can insert all the pictures at once. The name of the picture must be a
personal idencaon code or document number.
• When placing an order with a le, you will encounter "No data"/"There is an error in the
data".
38
There are problems with the contents of the le, and the system is not able to read the le.
The most common causes:
- in the contents of the le, the data is not separated (the data requires its own cell. Look
at the "Download sample" le, which you will nd when you start ordering with the le);
- there are somemes empty lines in the le (open the le in Notepad and delete empty
lines); - the le is open with Excel, and it has generated arbitrary blank acve lines. -> Copy
the data onto the le form;
- elds are missing from the le header. The CSV le should always have in the header:
Card type;Forename;Surname;Idencaon;Document number;Birthdate;
- In the case of the TÖR le, you must ensure that it is downloaded in Estonian and that a
semicolon (;) is used as a separator.
If the problem is connuous, send a sample le helk.help@hansab.ee
• Is a card necessary for a member of the management board?
If a member of the management board goes to the site and does not work, then a visitor card
is enough. If a member of the management board works in construcon, the member of the
management board must also have an employee's card
• I need help seng up objects in TTKI.
Please contact ki@emta.ee
• I need help registering employees at TTKI.
The instrucons can be found on the EMTA website (hps://www.emta.ee/en/business-
client/registraon-business/registraon-eld-construcon#qa) in the right hand side in the
PDF format "TTKI instrucons". Contact ki@emta.ee for help.
• Who are the service providers that provide electronic registraon systems?
Informaon can be found on the EMTA website under point 9 of "Quesons and Answers":
hps://www.emta.ee/en/business-client/registraon-business/registraon-eld-
construcon#qa